فن الكتابة للعلاقات العامة
تعتبر الكتابة
للعلاقات العامة فن من فنون التحريرية لها قواعدها و اساليبها التي تختلف فيها عن
الكتابة لبقية وسائل الاتصال الاخرى لأنها تعتمد وسيلة معينة و جمهور خاص
خصائص
الكتابة للعلاقات العامة :
هناك مجموعة من
الخصائص التي يجب ملاحظتها و الاخذ بها عند الكتابة للعلاقات العامة منها:
1. يجب ان تكون الجمل واضحة
و مختصرة و يفضل ان تكون من 15-17 كلمة
2. ان تكون الفقرات موجزة
لا تتجاوز الفقرة من 6-8 اسطر و تحتوي على فكرة واحدة
3. يراعى ان تكون الكلمات
واضحة و بسيطة و مألوفة
4. مخاطبة القارئ بضمير
مفرد و الاستشهاد بأمثلة معروفة
5. يلفت انتباه المتلقي باستخدام الاسماء و الالقاب
و الضمائر
6. الاعتماد على اسلوب
السهل الممتنع في الكتابة لكي يتناسب مع مختلف فئات المتلقين
7. شرح و توضيح المصطلحات
الفنية و العلمية و تفسيرها
8. استخدام الاسترسال
للتشويق و القضاء على الملل
9. يمكن استخدام الاعادة
و التكرار عند صياغة الجمل ولكن بدقة لتوضيح الهدف
10.
تجنب استخدام الكلمات الغير واضحة او غير ضرورية و جمل
لا معنى لها
11.
تجنب استخدام الكلمات العامية او الاجنبية الغير مألوفة
12.
تجنب الاخطاء النحوية
13.
عند تعزير الرسالة بالأدلة و الامثلة و الاحصاءات يجب
الاستعانة بخبراء و خاصة في مجال الاحصاء
14.
تجنب استخدام الكلمات التي لها اكثر من معنى
15.
استخدام الاسلوب المباشر و تجنب الاسلوب الانشائي
16.
وضع النقاط المهمة في نهاية الجملة او الفقرة كي يمكن
ادراكها و استيعابها و نبدأ من الاقل اهمية فالمهم فالأكثر اهمية
17.
استعمال قالب معين في ترتيب الافكار عند التحرير كأن
يكون قالب الهرم المقلوب و يبدأ بالأكثر اهمية ثم المهم و بعدها الاقل اهمية او
قالب الهرم المعتدل ويكون سردي و بالتدريج اي عكس الهرم المقلوب
18.
استخدام الاسلوب العملي في الكتابة وذلك بالابتعاد
عن اسلوب التعميم و الانفعال و الاختصارات
فنون الكتابة للعلاقات العامة
هنالك الكثير من الفنون التحريرية و التي تستخدم في
الكتابة للعلاقات العامة بعضها حديث و الاخر قديم وذلك متعلق بالتطور التكنلوجي و
اساليب الكتابة المتنوعة في اغلب وسائل الاتصال نذكر منها:
1. كتابة الرسائل : تعد كتابة الرسائل في العلاقات العامة عنصرا مهما في
عملية التواصل و كسب الجمهور كونها من اسهل و اشهر الوسائل في تبادل المعلومات و
تمثل وثائق تحفظ تاريخ المؤسسة ناهيك عن كونها تمهد للتواصل مع الوسائل الاتصالية
الاخرى و تمنح المتلقي فرصة للتدقيق و التمعن و التفكير في موضوع الرسالة
العناصر الشكلية
و الموضوعية في كتابة الرسائل للعلاقات العامة
اولا العناصر الشكلية
:
·
المتلقي او
المرسل الية– اسم المرسل اليه -عنوان الرسالة -رقم الفاكس - رمز البريد الالكتروني
·
المرسل او الجهة المرسل منها الرسالة –شعار المرسل -
الاسم -اسم الادارة
·
الرسالة و بياناتها - تاريخ الرسالة اسم المسؤول عن
ارسال الرسالة -رقم صدور الرسالة
ثانيا العناصر الموضوعية : و تتمثل في
·
المقدمة التي تحتوي على التحية و التعبير عن الاحترام
·
موضوع الرسالة او جسم الموضوع و يحتوي على تمهيد او مدخل
و من ثم تفاصيل الموضوع المطلوب و ذلك من خلال تقسيم الموضوع الى فقرات بصورة
منطقية بدقة لغوية واضحة
·
خاتمة الرسالة و اغلبها تحتوي على عبارات الشكر و
التقدير
2. الكتابة للبريد
الالكتروني: يعتبر البريد الالكتروني واحد من السبل التي يستخدم فيها الافراد شبكة
الانترنيت . و البريد الالكتروني عبارة عن طريقة للتواصل بين الافراد الكترونيا و
ذلك من خلال ارسال الرسائل المكتوبة او المصورة او الاثنين معا كالفيديو او
الاعلان او الافلام الوثائقية القصيرة و تعد وجه من اوجه التواصل الاجتماعي . وهنا
يتطلب ان يكون عند المرسل و المستقبل عنوان بريد الكتروني و قد اصبح التواصل عبر
البريد الالكتروني من اهم طرق التواصل بين المؤسسات و المتعاملين معها
اسلوب الكتابة
للبريد الالكتروني :
·
استخدام الاسلوب المباشر في المخاطبة
·
مراعاة ان يكون النص سهل القراءة
·
استخدام الكلمات البسيطة و الفقرات الموجزة
·
كتابة اسم المؤسسة و عنوانها وبريدها و شعارها و رقم
تليفونها وكل ما يتعلق بها للدلالة عليها
·
ان يذكر عنوان الرسالة و الموضوع و الخاتمة و التي بها
يحدد الهدف من الرسالة وبإيجاز
3. كتابة المذكرات عند
كتابة المذكرات يجب ان يراعى
اولا العناصر
الشكلية و المتمثلة
·
اسم المرسل اي اسم جهة الرسالة و احيانا يكون على شكل لوكو
ثابت
·
الجهة المرسل اليها اي المتلقي ويكتب في الوسط
·
موضوع الرسالة اسفل اسم الجهة المرسل اليها
·
المسؤول عن اعداد المذكرة و تكتب كامل بياناته في نهاية
الموضوع
ثانيا العناصر
الموضوعية و التي يجب ان
·
تحتوي على معلومات دقيقة تعبر عن الموضوع
·
سلامة اللغة و وضوحها و بساطتها
·
شمولية موضوع المذكرة لكافة جوانب الموضوع
·
التأكد من خلوها من الاخطاء
المطبعية و النحوية
4. كتابة التقارير
التقرير هو فن من
الفنون التعبيرية التحريرية و من اهم الوسائل للاتصال بين الادارات المختلفة مع
الادارة العليا في العلاقات العامة و يختلف عن المذكرة كونه يتضمن عدة موضوعات اما
المذكرة فتشمل موضوع واحد هذا اولا وثانيا تتطلب كتابة و اعداد التقرير لوقت اطول
و معلومات اكثر كون التقرير يعتبر عرض حيوي للموضوع ويهدف الى توصيف شامل له مبينا
اسبابه و تطوراته و من ثم يعرض و جهات النظر المختلفة الخاصة به و مقترحات سبل و
عرض نتائجه . و غالبا ما يكون التقرير دراسة لظاهرة عامة يتطلب الامر فهم ابعادها
و العمل مواجهتها اما بالتطوير و القضاء عليها وغالبا ما يكون بتكليف من الادارة
العليا لجهة محددة او للجنة يتم تشكيلها لإعداد التقرير
كون التقرير يساعد في
- فهم ابعاد الظاهرة
- دراسة سبل اتخاذ القرارات بشأنها
- التعرف على وجهات النظر المختلفة
- تسجيل ابعاد الظاهرة كمرجع علمي و عملي
ولهذا يتطلب ذلك
دقة في جمع المعلومات
الموضوعية في الطرح و التحليل
الصدق في عرض النتائج و التوجيهات
انواع التقارير
1. تقارير اخبارية و اعلامية هدفها احاطة المتلقي بالموضوع مكان التغطية مما
يسهل عليه فهم ابعاده متل تقارير الانتاج و المبيعات و التقارير المالية و
التقارير الخاصة بسياسة المؤسسة
2. التقارير التحليلية و تشمل التقارير التي تفسر البيلتان و تحللها
من اجل اتخاذ القرارات و الخطوات في ضوء البدائل التي يطرحها التقرير
3. التقارير الدورية
بعضها يكون منتظم كالتقارير اليومية و الاسبوعية و الشهرية و هناك تقارير غير
منتظمة لكنها مرتبطة بأنشطة معينة
عناصر التقرير
كما في بقية الفنون
التحريرية الاخرى بعد العنوان تشمل على
-
المقدمة و تشمل اسباب و حدود نطاق التقرير و اساليب جمع
البيانات
-
موضوع التقري او
جسم الموضوع و يتضمن عرض المعلومات و تحليلها و ربطها بدراسات اخرى
-
النتائج و التوصيات و الخلاصة
-
الملاحق و تشمل الوثائق و القوانين و البيانات التفصيلية
كتابة
الخطابة و تشمل :
خطب الادارة
العليا للمؤسسة
خطب بعض
المسؤولين من خارج و داخل المؤسسة
صياغه
الخطبة تتطلب معرفة و تحديد الاسس التالية
-
هدف الخطبة
-
موضوع الخطبة
-
المبادئ العامة و الافكار الرئيسية
-
الوقت الذي تستغرقه الخطبة على ان لا تتجاوز ال 20 دقيقة
عناصر الخطبة و
تتكون من
-
المقدمة و تتضمن الترحيب و المناسبة
-
الافكار الرئيسية و تشمل ترتيب العناصر و ربطها ببعض
-
الخاتمة و تتضمن التحية و التمنيات لهم بالتوفيق
و هناك اسلوب خاص
بألقاء الخطبة و هو تحديد التوقفات بين الفقرات لالتقاط الانفاس
و النظر
للمستمعين لتحقيق الاتصال الفعال و استخدام لبعض الايماءات الجسدية كحركة اليد و الاشارات للفت الانتباه و التأكيد النطق السليم لمخارج الحروف و الكلمات
د أقبال المؤمن
