أهمية التقارير في العلاقات العامة
نعرض من خلالها الافكار والمقترحات للإدارة العليا نقدم ايضا من خلالها نتائج الاعمال التنفيذية التي تقوم بها الادارة .التقارير جزء لا يتجزأ من استمرار العمل الإداري
أنواع التقارير
التقرير الروتيني : تقرير قصير يتضمن عدد محدد من الكلمات له فورمه معدة من قبل يكتب بشكل منتظم في اوقات محددة سلفا
التقرير الوصفي : متوسط الطول يقدم وصفا تفصيليا لإجراء ما أو نشاط معين يتم ترتيب المحتوى فيه وفقا للمراحل الزمنية أو التنفيذية للموضوع ويقدم للقارئ إجابات حول الحدث وهي لماذا ؟ اين ؟ من؟ كيف ؟ لماذا ؟
التقرير التفسيري : تقرير طويل مكون من عدة صفحات يقدم توضيحا وتفسيرا للحقائق والارقام والمفاهيم يراعي في كتابته الاتي:
أ- كتابة الحقائق والاستنتاجات والاستدلالات ب- يستخدم الزمن الماضي في الكتابة
مثال: حقق العاملون بالشركة تفاعل كبير مع النظام الإداري الجديد
ج – تكتب الملاحظات والتوصيات والمقترحات في الزمن المضارع
مثال : تؤكد الرسوم البيانية في الشكل رقم …. الحاجة الي …..
التقرير الاقناعي : يستخدم عند تقديم اقتراح او استشارة للرؤساء ويتطلب في كتابته مراعاة القواعد الاتية
أ- عرض الحقائق موثقة
ب- - تحليل المعلومات
ت- - تأكيد الحقائق من مصادر متعددة موثوق فيها
ث- التعليق علي الحقائق من مقدم الاقتراح مع الاستناد الي امثلة ونماذج تدعم رأيك
خطوات إعداد وكتابة التقارير
تحضير مضمون التقرير علي ثلاث مراحل
المرحلة الاولي : جمع الحقائق والمعلومات من مصادرها المختلفة
المرحلة الثانية: تنظيم الحقائق والمعلومات
المرحلة الثالثة : تفسير الحقائق
إعداد شكل التقرير ويتكون من الاتي
صفحة العنوان :وتتضمن (عنوان التقرير -اسم مقدم التقرير – القسم التابع له – تاريخ التقديم )
خطاب التقديم: يشكل مدخل النص المكتوب ويجهز القارئ للتعامل مع الموضوع (Covering letter)
قائمة المحتويات: تقدم ملخصا مجدولا لمحتويات التقرير
مقدمة التقرير : تتضمن عرض اسباب تقديم التقرير و أهميته وما العمل الذى تم ؟ وما هيه مراحل تنفيذه ؟
نص التقرير : تعرض فيه الحيثيات ويمثل الجزء الاكبر من التقرير ويتطلب جودة في الصياغة وعرض الموضوع في شكل عناصر رئيسية وفرعية
الاستنتاجات : ليست مجرد نهاية للتقرير ولكنها ملخص يوضح نتائج دراسة أي موضوع وتمثل اجابات لكل التساؤلات التي تظهر في بداية التقرير
التوصيات : تبين كيفية استخدام الاستنتاجات ويجب ان تتسم بالواقعية والقابلية للتنفيذ
التذيلات او الهوامش : هي جزء مكمل للتقرير يلي النص ويضم المصادر والمواد المرجعية من وثائق رسمية وقوائم مستخدمة والاحصائيات التفصيلية واستمارات الاستقصاء ان وجد
